Как не запутаться в планах

Мода на тайм-менеджмент не угасает: бизнес-консультанты рисуют для клиентов схемы, посвященные тому, как играючи расправляться с сотнями проектов, книжные магазины наводнены томами о планировании дел.

ОБМАНЧИВЫЙ ПОРЯДОК

Мой новый ежедневник открыт на середине – середина заложена атласным ляссе. Здесь, в самой сердцевине моего личного блокнота – важные дела, не связанные с работой: купить в прихожую крючки; посмотреть фильм BBC «Импрессионисты»; скачать книжку Getting Things Done. Последнее вычеркиваю. Done. О системе, основанной на освобождении мозга от всего лишнего путем складывания этого лишнего в «лотки памяти» – блокноты, электронные файлы или в буквальном смысле лотки для вещей, я знала, кажется, всегда. Но мне казалось, что я не самый занятой человек, и пособия по тому, как разобраться с делами, ко мне имеют косвенное отношение. Что есть в моей жизни: работа в издательстве; аспирантура; семинары для студентов; семья и дом; курсы по современному искусству; ЖЖ; спортзал.

Я гордилась тем, что храню всю информацию в «чертогах памяти», пока однажды одна из моих студенток не пожаловалась, что я до сих пор не ответила на ее резюме. Было очень неприятно обнаружить, что двухминутное дело – простой акт вежливости – валяется в хваленых чертогах, пока юный соискатель с надеждой ждет письма. Спустя день мне придется убедиться в том, что мой список нежизнеспособен, потому что дела и отдаленные планы в нем свалены в кучу. Так, пункт «Написать Варваре насчет резюме» оказался рядом с вдохновляющими импрессионистами, на которых все равно в ближайшие пару недель не хватит времени, а рабочие моменты, имеющие четкий срок выполнения, были отмечены на оставленном в офисе клочке бумаги. Пора взяться за сортировку

ВЫКИНУТЬ ИЗ ГОЛОВЫ

Автор книги, которую я читаю, предлагает разбить все свои проекты (дела, требующие более чем одного конкретного действия) на стадии выполнения, а их – на текущие и отложенные. Мелкие дела, на которые уходит пара минут, лучше делать не откладывая. Если подробнее, то срочные дела нужно разделить на дела, привязанные к конкретному времени (встречи, звонки), дела, привязанные к конкретному дню («сделать сегодня в течение дня»), и информацию, привязанную к конкретному дню («это пригодится мне завтра»). Список этих пунктов предлагается хранить в датированном и разлинованном на отрезки времени ежедневнике. Это не значит, что занесенные в ежедневник дела – более важные, просто их нужно сделать именно сегодня/завтра/через неделю, а не когда-нибудь.

Аллен предлагает записывать все задачи, не разделяя их на важные и неважные. Отказ от постоянного взвешивания стал для меня откровением: раньше, закапываясь в рабочую рутину, я могла до бесконечности откладывать уборку или визит к врачу. Если первый пласт дел – обязательств, имеющих четкие сроки выполнения, – мы записываем в ежедневник, то второй to-do-list – список следующих конкретных действий – нужно вести отдельно от первого. К списку конкретных действий мы обращаемся, когда выполнили все дела из ежедневника, намеченные на сегодня, и у нас выдалась свободная минутка. Следующий пласт дел – это те, что занимают более двух минут и могут быть перепоручены другим людям. Список таких дел автор называет листом ожидания.

Что оказалось в новинку, так это возможность делегировать не только рабочие, но и семейные дела: чего греха таить, каждый из нас с удовольствием перекидывает работу по дому на близких, но далеко не все записывают свою просьбу в блокнот и следят за ее выполнением. Дела, которые нам хочется когда-нибудь сделать, но не в ближайшее время, а когда будет настроение/отпуск/свободные выходные, отправляются в следующий список под названием «может-быть-когда-нибудь». Сюда перекочевали мои импрессионисты, изучение InDesign и написание первой главы диссертации. Несмотря на то что я пока не нахожу времени на эти дела, мне не хотелось бы забывать о них насовсем. Каждое задание надо формулировать как можно конкретнее. Дробные, мелкие задачи не внушают страх, а побуждают к действию.

БОЛЬШЕ ДЕЛА

Теперь, когда проекты и действия рассортированы, остается выработать привычку каждый план записывать в нужный реестр и просматривать списки раз в неделю. Кому-то может показаться странным поведение человека, который каждую минуту что-то записывает, но какое вам дело до чужих предрассудков? На переговорах, в кабинете у врача, в гостях у подруги я теперь открыто говорю: «Секундочку, дайте мне записать». Главное потом – разобраться, что к чему, так что записывайте разборчиво.

Следуя совету Аллена, я перестала недооценивать личные встречи: формальные брифинги полезны, но даже более эффективными могут быть встречи «на обратной стороне конверта» (нерабочие), когда не ограничены время и вектор обсуждения. Психологи утверждают, что человек по природе не обладает таким свойством характера, как лень. Якобы лень – это только индикатор того, что вы движетесь не в ту сторону, неверно расставляете приоритеты или не знаете, за что взяться. Раньше, когда я жаловалась на нехватку энергии, мне то и дело отвечали: «Значит, тебе это не нужно». Но ведь получать удовольствие 24 часа в сутки попросту невозможно (люби и саночки возить), поэтому и обманываются те, кто ожидает от книг по самоорганизации того, что они помогут все так рассортировать, чтобы можно было ничего не делать. Пособие по тайм-менеджменту, каким бы полезным оно ни было, лишь поможет структурировать мысли и проекты, а чтобы начать действовать, нужно просто начать действовать.

Юлия Петропавловская


Комментировать


8 − восемь =

Яндекс.Метрика

Знания, мысли, новости - radnews.ru