Документовед – профессия, которая в последние десятилетия набирает все большую популярность, становится одной из самых востребованных на рынке труда. Однако абитуриенты, выбирая специальность «Документоведение и архивоведение», порой до конца не представляют предназначение своей будущей специальности, упрощая ее.

Хотелось бы остановиться на основных задачах, которые должен решать специалист-документовед на практике, сочетая в своем интеллектуальном багаже знания таких дисциплин, как документоведение, архивоведение, документационное обеспечение управления, юридических, информационных и лингвистических курсов. В период обучения студенты сталкиваются с таким понятием, как «оргпроектирование», которое во многом раскрывает значение профессии документоведа и его профессиональной предназначенности.

Оргпроектирование, или рационализация управленческого труда – специальное научное направление, располагающее своей методикой, технологиями. Документовед глазами рационализатора должен смотреть на управленческий процесс той или иной структуры, постоянно совершенствуя работу с документами, опираясь на действующую нормативную базу и современные технологии. Можно выделить несколько этапов этого процесса внутри конкретной организации: предпроектное обследование; анализ собранных материалов; разработка предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления и составление технического задания (если это необходимо); внедрение этих предложений в практику. Остановимся подробнее на каждом этапе. Основной целью предпроектного обследования является сбор данных, которые показывают полную картину организации делопроизводства в учреждении, организации или на предприятии.

Обследование начинается с изучения структуры и штатов, задач и функций делопроизводственной службы, нормативно-методической базы делопроизводства. Изучаются технологии создания, движения и обработки документов, от которых во многом зависит оперативность решения вопросов; загруженность делопроизводственного персонала и распределение обязанностей; использование новых технологий; наличие специального оборудования; организация работы с документами (прием и первичная обработка, регистрация, документооборот, контроль за исполнением, информационно-справочная работа); оперативное хранение (качество и полнота номенклатуры дел, формирование дел); подготовка дел к передаче в ведомственный архив (составление актов на уничтожение дел и описей дел); организация и качество экспертизы ценности документов и работа архива; использование унифицированных форм документов.

Предпроектное обследование организации может проводиться с использованием различных методов – систематизация, сравнение, изучение документов, наблюдение, фотография рабочего дня, опрос, интервьюирование, анкетирование, а также статистический и графический методы. Изучается участие сотрудников разных структурных подразделений в работе с документами. Анализ собранных материалов – самый ответственный этап, который требует определенной подготовки анализирующего и соответственно от результатов которого будут зависеть последующие действия. При рассмотрении собранного материала проектантами составляются сравнительные таблицы, диаграммы, графики, чертежи, оперограммы.

Итогом аналитического этапа должна стать описательная справка с рекомендациями по совершенствованию делопроизводства конкретной организации или техническое задание, построенное на основе рациональной системы делопроизводства. Техническое задание, в отличие от итоговой справки, содержит указания на ответственных исполнителей за проведение тех или иных мероприятий, расчет стоимости работ, сроки исполнения. Техзадание утверждается руководителем организации. Совершенствуя систему делопроизводства, необходимо учитывать действующие общегосударственные, отраслевые нормативы, специфику документирования и организации делопроизводства конкретной фирмы, зависимую от той или иной модели управления, и, конечно же, финансовые возможности самой фирмы. Эффективность усовершенствованных подходов к документированию и работе с документами подтверждается сопоставлением прежних и новых трудозатрат на все виды работ.

Результаты рационализации в итоге закрепляются в конкретных документах: положениях о службе ДОУ и об архиве, должностных инструкциях работников, сводной номенклатуре дел, инструкциях по вопросам работы с документами, альбоме и табели унифицированных форм и видов документов. Все эти документы носят нормативно-методический характер внутри организации и утверждаются руководством.

Утверждение усовершенствованного документа приказом является более эффективным, поскольку в приказе точно определяются не только срок утверждения, но и мероприятия, сроки исполнения, ответственные за исполнение и внедрение лица, технологии контроля внедрения в практику и последующего исполнения. Этап внедрения предложений в практику начинается сразу после утверждения документов. Первоначально разрабатывается план внедрения, в котором предусматривается ознакомление всех сотрудников организации с усовершенствованными и вновь разработанными документами.

Зачастую к ознакомлению с документами сотрудники относятся формально, ставя свою подпись в листе ознакомления, не вникая в суть документа. Поэтому необходимо спланировать внедрение с применением разнообразных форм ознакомления, таких как семинары, технические учебы, тестирование, деловые игры и др. В завершение проводится аттестация сотрудников; особое внимание в каждом вопросе к аттестуемому уделяется применению автоматизированных технологий и компьютерных программ, обслуживающих делопроизводственные процессы.

Текущее сопровождение разработанных нормативов, как правило, осуществляется службой документационного обеспечения управления с привлечением необходимых специалистов из других структурных подразделений (программисты, кадровики, бухгалтеры, архивисты и др.).

Лучше, если такие высококвалифицированные специалисты будут входить в постоянно действующую комиссию, например, – экспертную комиссию и заниматься вопросами совершенствования качества и достаточности нормативов внутри своей организации в плановом порядке. Вновь принятые в штат сотрудники в обязательном порядке знакомятся с существующими правилами работы с документами, проходят аттестацию. Таким образом, устанавливается оптимальный порядок работы с документами. Лучшей мотивацией к обязательному использованию действующих нормативов делопроизводства внутри организации, как правило, является регулярный учет их нарушений в течение определенного периода времени (месяц, квартал), влияющий на начисление материальных поощрений конкретным специалистам.

Н.Б. Толочко