С прогрессом социального становления, углублением дифференциации общества увеличивается количество и многообразие информации. Для хранения и передачи информации человек стал закреплять ее сначала с помощью письменности, затем книгопечатания, литографирования, фонозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, ЭВМ. В документоведении для понятия процесса фиксирования информации посредством создания документа введено определение «документирование».

Документирование – запись информации на всевозможных носителях по конкретным правилам. Документирование исполняется на естественном языке (в данном случае складываются текстовые документы) или же на искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с поддержкой электронно-вычислительных машин). Исторически 1-м способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации – начертательное письмо, т.е. письмо с внедрением графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации.

В процессе документирования наблюдалось влечение применить высококачественные, стойкие краски, чернила. Впрочем, решая проблему долговечности, человек незамедлительно же обязан был увлекаться и иной задачей, заключавшейся в том, собственно что долговременные носители информации были, как правило, и больше дорогостоящими. Вследствие этого каждый день доводилось находить подходящее соответствие меж долговечностью вещественного носителя информации и его ценой. Данная неувязка до сих времен остается очень необходимой и животрепещущей. Текстовое документирование считается одним из самых давних способов фиксации информации.

Для текстового способа документирования средством запечатления информации является письмо или письменность. Одним из свойств документированного текста считается адекватность, т.е. соотношение отраженных в документе прецедентов, мероприятий, характеристик самому объекту или же появлению, а еще задаче определенного документа. Возможно, по всей видимости, можно говорить только о степени адекватности, потому что каждая информация имеет вещество неопределенности, тем более информация о будущем (планы, прогнозы).

Надлежащее свойство документированного текста – доступность, т.е. вероятность получения информации людям. Защищенность – свойство документированного текста, оно охарактеризовывает невозможность несанкционированного доступа и конфигурации, преломления ее со стороны иных лиц. Еще одним свойством информации считается ее эргономичность, т.е. оптимальность формы или же объема информации для определенного покупателя. Качества документированной информации – это свойства, симптомы которые присущи документу за пределами зависимости от такого, осознаются они человеком или же нет.

Качества главным образом связаны с содержанием мнения документа и его ведущими функциями. Текстовое документирование – это запись информации при помощи посланий. Становление письма прошло долгий исторический путь и делится на несколько этапов: пиктографический, идеографический, слоговый и буквенно-звуковой. Развитие данного способа документирования протекало в направлении передачи письменными знаками, что позволяло обходиться меньшим количеством знаков.

Самым главным назначением письма является возможность накопления и передачи информации во времени. Не менее важным значением текстового документирования является возможность распространения знания на любые расстояния. В своем развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма: ‒ пиктографическое; ‒ идеографическое; ‒ слоговое; ‒ буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое). ‒ гласные звуки). 1. Пиктографическое письмо пиктографическое письмо – это древнейший, самый первоначальный тип письма (от лат. pictus «картинный, нарисованный» и греч. grapho «пишу»). Пиктография – это фиксация и передача информации с помощью рисунков. Была распространена у индейцев Америки, жителей Тропической Африки, аборигенов Австралии, малых народов Сибири и других вплоть до 20 века.

Пиктограмма – это схематический набросок, художественное достоинство которого не имеет существенного значения. Основными способами этого письма являются более или менее сложные рисунки сюжетного, повествовательного характера. Оно представляет собой преднамеренное изображение на камне, дереве, глине предметов, действий, событий с целью общения. Преимущества пиктографического письма: ‒ передает лишь только содержание выражения, не отражая языковых особенностей передаваемого сообщения; ‒ не связано с конкретным языком, имеет возможность быть расшифровано (прочитано) на любом языке; ‒ обобщенность запечатления; ‒ многозначность; ‒ наглядность, доступность. На базе пиктографического письма возникает более совершенный тип письма – идеографическое.

2. Идеографическое (логографическое) письмо (от греч. idea – «идея, образ» и grapho – «пишу») тип письма, символы которого (идеограммы) означают целые тексты или же важные части слов – морфемы. В идеографическом послании знак-рисунок понемногу преобразуется в знак-идею или же идеограмму. Изобразительные знаки для конкретных предметов сохранились картинками, а для передачи общих совокупных мнений применялись слова с аналогичным звучанием. В случае если не было вблизи звучавшего определенного текста, то на помощь приходила образность. Для того чтобы различать значение символа стали назначать над ним особый знак – детерминатив, т.е. так называемый ключ.

Появилась нужда писать быстрее, передавать более сложные и длинные тексты. Это привело к большей схематизации рисунков, к превращению их в еще более условные знаки – иероглифы. На основе идеографии появилось иероглифическое письмо – высший этап развития идеографии – появившееся около 4 тыс. до н.э. Плюсами идеографического письма считаются понятность, большая емкость, компактность, отдельные символы передают слова. 3. Слоговое (силлабическое) письмо слоговое или же силлабическое (от греч. syllabе «слог») – это письмо, в котором всякий графический знак значит такую единицу языка, как слог. Слоговые системы появились в середине 2 тыс. до н.э. Античными слоговыми системами числились шумерская, критская, письменность майя. Менее поздними – японская слоговая азбука «кана» и корейское письмо. В настоящее время силлабические системы письма распространены в Индии, Тибете, Эфиопии и Юго-Восточной Азии.

Слоговое письмо проще логографического, но сложнее буквенно-звукового, например количество разных слогов в языке меньше, чем количество разных звуков. Численность основных знаков в слоговых системах колебалось от 35-40 до двух с лишним сотен. Знак в слоговом письме, как правило, отображает сочетание гласный-согласный, или же просто один гласный звук. Наиболее характерные черты слогового письма заключаются в следующем: ‒ любой письменный символ соответствует слогу; ‒ базу слогового знака составляет графический элемент, обозначающий согласный звук; ‒ гласные классифицируются графическими элементами, добавляемыми к базе слогового знака, при этом одинаковые гласные, как правило обозначаются одним и тем же графическим элементом. 4. Буквенно-звуковое (алфавитное) письмо принято именовать такое письмо, в котором каждый графический знак (буква) обозначает не целое слово, как в идеографии, и не слог, как в слоговом письме, а отдельный типовой звук – фонему. Вследствие этого буквенно-звуковое письмо иногда именуют также фонемографическим и даже фонематическим. Таким образом, письменность стала абсолютно внятно передавать произношение.

Главное достоинство буквенно-звукового письма это то, что для его применения требовалось знание всего лишь около 22–30 символов, а не набор иероглифов из 2000 штук, как это требовалось ранее. Никаких детерминативов также оказалось не нужно. Буквенно-звуковое письмо появилось с изобретением около 1100 г. до н.э. в Палестине западносемитского алфавита. Буквенно-звуковое письмо делится на консонантно-звуковое (передающее только согласные) и вокализованно-звуковое (передающее как согласные, так и гласные звуки).

Консонантно-звуковое письмо используется ключевым образом семитскими народами – финикийцами, арамейцами, евреями, арабами. Консонантно-звуковое письмо, именуемое так потому, что его знаками обозначались только согласные звуки (консонанты). Вокализовано-звуковое письмо в первый раз появилось в 9–8 вв. до н.э. у древних греков, а от них передалось к римлянам (латинское письмо), к славянам и другим народам.

Оно связано с указанием на послании как согласных, так и гласных звуков. Во 2–1 тысячелетии до н.э., когда формировалась алфавитная письменность, финикийцам относилось первенство в торговле на Востоке. Являясь моряками финикийцы сталкиваясь с разными странами, расположенными по побережью Средиземного моря, в том числе и с Грецией, усваивали достижения народов этих стран и одновременно влияли на становление их культуры. Буквенно-звуковое письмо – более комфортное послание для большинства народов мира. Оно гарантирует при помощи ограниченного набора знаков (от 20 до 40) верную передачу звукового языка данных народов.

5. Стенография – это высокоскоростное письмо особыми символами, настолько краткими, что ими можно записать живую речь.

Стенография пришла к нам из античных лет. Еще в Древнем Египте скорописцы записывали речи фараонов. Широкое распространение стенография обрела в Древней Греции. В современном мире, не обращая внимания на обилие средств механической фиксации текста (магнитофонов, диктофонов) владение способностями стенографии все еще ценится. В развитых государствах Запада количество людей, владеющих стенографией, особенно в управленческой аппарате, довольно велико. Там не повстречаешь делопроизводственных сотрудников, не знающих стенографии.

Ее изучают учащиеся и школьники. Мы записываем в среднем в пять раз медлительнее, чем говорим. Стенография же исключает данный разрыв. Она особенно полезна при конспектировании лекций, публичных выступлений, бесед, составлении отчетов, подготовке статей. Таким образом, становление письма прошло долгий исторический путь: от рисунков (пиктограмм) к трудным идеографическим системам, а от них – к более обычным слоговым и буквеннозвуковым.

Становление письма было обосновано возраставшими общественными потребностями, а также необходимостью более точной передачи человеческой речи. Начертательное письмо и в наши дни остается одним из важнейших способов документирования, прежде всего запечатления и хранение информации на естественных языках. Становление текстового документирования протекало в направлении передачи письменными символами все более и более мелких элементов языка, что дозволяло обходиться все меньшим количеством разных знаков.

При этом письменные символы лишались своего первоначального изобразительного характера. Развитие письма было определено возраставшими общественными потребностями, а также нуждой более точной передачи человеческой речи. Информация случается нужной и лишней. Полезность информации – одно из ее качеств. Полезность идет по стопам воспринимать как значение информации в определенных критериях.

Грань меж мнениями полезности и бесполезности относительна, вследствие этого возможно рассуждать только о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации. Достоверность информации в тексте связана с ее полнотой. Она отображает уровень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С наращиванием полноты достоверность возрастает. Достоверность находится в зависимости от источника информации, до этого всего от значения его осведомленности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, дизайна информации. Бумаги создаются человеком, и содержащаяся в них информация различна. Любому документу присуща своя, гигантская или же наименьшая, уровень субъективности.

Этот способ и в наши дни остается основным способом документирования, прежде всего запечатления и хранения информации на естественных языках. Он используется во всех областях работы человека. Это различные музеи, парки, вокзалы, аэропорты, рекламные вывески магазинов, логотипы компаний, международные выставки. Так же это управленческая, коммерческая, образовательная, статистическая, музыкальная, исследовательская и др. области деятельности человека. Документирование играет весомую роль в обществе. Это могущественный двигатель человеческой культуры.

Благодаря письму люди имеют все шансы применять огромный запас знаний, накопленные человечеством, хранить опыт многих поколений для будущего. Посредством этого способа фиксации информации повышается всемирный уровень образования, повышается качество воспринятой информации ввиду наглядности и возможности неоднократного прочтения сообщения. Принципиально не лишь только принимать во внимание беспристрастно заложенную в документе информационную вместимость, но и предопределять, как применяется информация документа.

Литература

1. Андреева, В.И. Регламентация работы с документами: проблемы и решения [Текст] / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера: справочный журнал. – 2010. – № 2.

2. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. – 2-е изд. – М.: Питер, 2005. – 268 с.: формы. – (Современный офис-менеджмент).

3. Брезе, В.А. Делопроизводство: Учебное пособие / В.А. Брезе, О.Э. Брезе. – Электрон. дан. – Кемерово: КемТИПП, 2008. – 286 с.

4. Быкова, Т.А. Основные правила организации документооборота [Текст] / Т.А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера: справочный журнал. – 2010. – № 3. – С. 32–35.

5. Организация работы с документами: учеб. для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Документоведение и документац. обеспечение упр.» и «Менеджмент орг.» / В.А. Кудряев и др.; под ред. В.А. Кудряева; Гос. ун-т упр. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.

6. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»

Е.Ю. Вязовцева