Умение эффективно общаться посредством письма — важный навык в деловом мире. Ясность и простота делового общения имеют решающее значение, и важно быть эффективным деловым писателем независимо от средства массовой информации. В этой статье даются советы о том, как улучшить свои навыки делового письма и использовать их для продвижения своей карьеры.

Что такое деловая переписка?

Деловое письмо — это форма письменного профессионального общения. Деловые коммуникации могут быть внутренними (написаны только для сотрудников компании) или внешними (написаны для клиентов или целевых клиентов). Деловые письма должны быть содержательными и практичными. Цель состоит в том, чтобы передать вашу информацию как можно яснее, точнее и быстрее. Электронные письма, предложения, отчеты, служебные записки и многие другие типы документов считаются деловым письмом.

Как писать в деловой среде

Умение эффективно писать для бизнеса может помочь вам добиться успеха в вашей должности. Демонстрация хороших навыков письма может подчеркнуть ваш интеллект, улучшить вашу успеваемость и помочь заслужить доверие. Эти навыки также могут помочь вам влиять на других посредством письма, повысить вашу профессиональную уверенность и создать возможности для достижения карьерных целей.

Используйте эти шаги, чтобы помочь вам развить свои навыки написания деловых писем:

1. Определите свою цель.
2. Пишите для своей аудитории.
3. Разработайте план.
4. Создайте черновик.
5. Проверьте точность и правильность грамматики.

1. Определите свою цель.

Цель делового письма обычно попадает в одну из следующих четырех категорий: передать информацию, предоставить инструкции, убедить или определить транзакцию. Найдите время, чтобы четко определить, почему вы пишете, чтобы решить, как лучше всего подойти к вашей теме.

2. Пишите для своей аудитории.

Перед созданием любого бизнес-документа определите свою аудиторию. Подумайте, что ваша аудитория уже знает о предмете, что им нужно знать и что они могут по этому поводу чувствовать. Также важно знать их имена, должности, местонахождение и другие важные детали. Это также поможет вам определить тон, который следует использовать при письме. Например, вы можете чувствовать себя комфортно, используя более знакомый подход при письме коллеге, в то время как вы можете оставить более формальное письмо для клиента.

3. Разработайте план.

Напишите список основных подзаголовков или тем, которые вы затронете в своем письме. Это должны быть основные идеи, которые вы охватите в документе. При необходимости вы можете разделить эти подзаголовки на более подробные разделы. Если ваш документ содержит какие-либо важные данные, вы можете использовать их, чтобы прояснить свои основные идеи.

4. Создайте черновик.

Используя свой план в качестве руководства, вы можете создать первый черновик, подробно записав каждый из своих пунктов. Стремитесь к простоте и ясности в написании. Говорите прямо, используя короткие слова, предложения и абзацы. Выбирайте повседневные слова, которые будет легко понять большинство зрителей. Все, что вы пишете, должно способствовать достижению цели вашего документа.

После того, как вы создадите первый черновик, дайте себе возможность прочитать его и поищите области, в которых можно было бы использовать более прямые формулировки или пояснения. Если возможно, попросите надежного коллегу или коллегу просмотреть ваш текст, что поможет вам взглянуть на документ с новой точки зрения.

5. Проверьте точность и правильность грамматики.

Тщательно проверьте правильность орфографии, грамматики и пунктуации.

Вы также должны использовать это время, чтобы дважды проверить детали, которые вы включили, такие как даты, цифры и диаграммы. Вы также можете проверить имена людей, мест и организаций, включая написание и использование заглавных букв.

Связано: Руководство по написанию заметок с советами и примерами

Советы и методы делового письма

Воспользуйтесь этими советами и методами для дальнейшего развития навыков делового письма:

Напишите пункты вашего плана в любом порядке

Иногда бывает проще знать, как завершить точку, чем знать, с чего начать. Начните с информации, которая вам наиболее удобна и уверена, затем вернитесь и завершите остальное.

Используйте активный голос

Активный голос придает четкость письму и позволяет избежать ненужной многословности. В активном голосе субъект предложения выполняет действие, а в пассивном голосе субъект подвергается действию глагола. Например, «машину сбил грузовик» — это пассивное предложение. «Грузовик врезался в машину», который вместо этого выражает идею активным голосом, является более лаконичным и помогает читателю быстро понять суть предложения.

Используйте заголовки

Разделите свой текст на легко узнаваемые разделы. Использование заголовков и подзаголовков облегчает читателю сканирование и переход к области внимания.

Поддержите ваши утверждения

Абзац должен начинаться с изложения его основной идеи, но эта идея будет более убедительной, если вы подкрепите ее фактами. Когда у вас будет возможность, расширьте любую информацию, которую вы предоставляете, с помощью примеров.