Рассмотрен потенциал использования облачных инструментов при организации электронного обучения. Авторы обобщают возможности использования приложений Google, Microsoft, Directum. Сделан вывод о том, что облачные сервисы в перспективе могут составить существенную конкуренцию программам e-learning. Ключевые слова: система электронного документооборота; облачные сервисы; принятие управленческих решений. Развитие информационных технологий вносит изменения в образовательный процесс.

Электронное обучение вошло в современную университетскую жизнь как образовательная стратегия. Электронное обучение или е-learning — это общий термин, используемый для описания широкого спектра электронных технологий, применяемых в образовании, с особым акцентом на электронное обучение, и включает введение в учебный процесс электронных образовательных ресурсов, интерактивных учебников и новых инструментов обучения, а также новых средств облачных информационно-коммуникационных технологий.

Суть облачных технологий заключается в использовании удаленных вычислительных ресурсов через интерфейс веб-браузера, доступных при наличии подключения к Интернету, независимо от географического местонахождения пользователей Целью электронного обучения является предоставление студентам возможности освоить программы основного и дополнительного профессионального образования непосредственно по месту их жительства или временного пребывания с использованием технологии электронного обучения.

Эффективно организованная с использованием облачных технологий, единая информационная среда образовательной организации предоставляет современные электронные образовательные ресурсы и услуги, технологические системы обучения на основе современных информационных систем и создает технические условия для реализации современных образовательных программ, расширяет функциональные возможности преподавания дисциплин и распространения знаний, а также расширяет доступ к электронному образованию [1]. Создание единой информационной среды с использованием облачных технологий повышает эффективность и результативность образовательной деятельности и, в частности, оптимизирует организационную структуру образовательной организации.

Разработка и поддержка единой компьютеризированной образовательной среды с использованием облачных сервисов и приложений позволит организовать учебную деятельность, адаптированную к индивидуальным потребностям учащихся.

Google и Microsoft являются признанными лидерами в предоставлении облачных услуг электронного обучения, которые предоставляют образовательным учреждениям набор стандартных готовых к использованию инструментов практически бесплатно. Google Apps for education и Microsoft Office 365 для учебных заведений позволяют использовать интегрированные средства обмена мгновенными сообщениями, календари совместного планирования, видеоконференции, записи конференций и т. д. Другим примером использования облачной службы в образовательном процессе является электронная система документооборота Directum RX, облачное решение от Directum для управления документами и взаимодействия с сотрудниками. Глубокая функциональность Directum RX включает в себя все инструменты, необходимые для реализации конкретных задач в бизнес-процессе, а облачная архитектура упрощает внедрение и использование системы [2]. Directum RX поддерживает полный жизненный цикл документов и решает задачи офисной работы комплексными способами: автоматизирует работу с входящими, исходящими и внутренними документами, упрощает ведение журнала записей и номенклатуры дел.

Функция отправки поручений исполнителям повышает общую эффективность работы компании. Благодаря прозрачности процесса отчетность значительно упрощается: выполнение работы в документе и продолжительность исполнения легко контролируются. Можно отследить перемещение документа на каждом этапе жизненного цикла и контролировать выдачу и возврат бумажных копий документов внутри компании [3]. Благодаря организованному электронному архиву можно хранить документы всех типов в одной базе данных. Электронная подпись гарантирует авторство и неизменность документа после его подписи, а функция разграничения прав доступа и ведения истории работы с документом гарантирует его конфиденциальность. Каждый документ в системе может иметь неограниченное количество версий, что позволяет избежать работы с устаревшей информацией. Функция ссылки позволяет быстро получить доступ к документам одной тематики [4]. В СЭД Directum RX реализованы преимущества электронного документооборота: 1) прозрачность бизнес-процессов.

Благодаря системе можно отслеживать все этапы в деятельности организации. Бизнес-процессы становятся полностью прозрачными для управления и более простыми в управлении; 2) высокая дисциплина исполнения поручений. Согласно статистике, 20 % полученных заданий не выполняются ответственными сотрудниками. С полным контролем над всеми этапами работы, система напрямую влияет на дисциплину производительности сотрудников; 3) сокращение расходов на заработную плату руководителей. Система сокращает время, затрачиваемое сотрудниками практически на все рутинные операции с документами: создание, согласование, утверждение и т. д. В результате все организационные процессы происходят быстрее; 4) обеспечивается конфиденциальность информации.

В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, СЭД обеспечивает доступ к документам в строгом соответствии с назначенными правами пользователя. Все действия над документом (чтение, изменение, подпись) записываются в журнал; 5) соответствие требованиям стандартов ISO 9000. Организация управления качеством стала одной из приоритетных задач российских компаний. Среди требований системы менеджмента качества (СМК) — прозрачный рабочий процесс, а также взаимодействие информации между сотрудниками.

В заключение можно сделать следующие выводы: – облачные технологии активно внедряются в сферу электронного образования; – самая популярная облачная модель в образовании — SaaS (программное обеспечение как услуга), которая позволяет пользователю получать доступ к программным приложениям, размещенным на серверах сторонних организаций; – сервисы облачных вычислений почти так же функциональны, как и системы дистанционного обучения, использующие модель VLE (VLE–Virtual Learning Environment — это программа или веб-технология, используемая для создания, хранения и распространения учебных материалов, следить за прогрессом, проводить оценки и проводить обучение); – дальнейшее развитие облачных технологий может значительно снизить привлекательность традиционных систем дистанционного обучения, используемых в сфере e-learning.

Библиографический список 1. Андреева С.Л. ERP-система как инструмент поддержки принятия управленческих решений на предприятии // BI-технологии и корпоративные информационные системы в оптимизации бизнес-процессов: материалы IVМеждунар. науч.-практ. очно-заоч. конф. Екатеринбург, 2016. C. 143–146. 2. Виноградова Е.Ю. Модель управления развитием хозяйствующего субъекта для решения задач многоцелевой оптимизации планирования и управления // Сибирская финансовая школа. 2012. №2(91). С. 94–100. 3. Виноградова Е.Ю. Структурно-функциональная модель интеллектуальной информационной системы управления предприятием газотранспортной отрасли // Прикладная информатика. 2012. №1(37). С. 122–132. 4. Виноградова Е.Ю., Галимова А.И. Информационная система планирования и управления предприятием как элемент цифровой экономики // Фундаментальные и прикладные исследования в области управления, экономики и торговли: сб. тр. науч. и учеб.-практ. конф. Ч. 1. СПб.: Изд-во политехн. ун-та, 2017. С. 168–176.

Е.Ю. Виноградова, С.Л. Андреева
Уральский государственный экономический университет (Екатеринбург)